Uma planilha de controle de certificados digitais resolve uma coisa: saber quais certificados vencem e quando. Com as colunas e fórmulas certas, ela funciona bem para poucos certificados e uma ou duas pessoas usando. O que ela não resolve é quem usou cada certificado, quantas cópias existem e se quem saiu da equipe ainda tem acesso. Quando essas perguntas começam a importar, a planilha dá lugar a um gerenciador de certificados digitais.
Modelo de planilha: as colunas que não podem faltar
Use uma linha por certificado, e não por cliente: um cliente pode ter e-CNPJ e e-CPF dos sócios.
| Coluna | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| A. Cliente | Nome do cliente | Padaria Silva Ltda |
| B. Titular | Empresa ou pessoa do certificado | Padaria Silva Ltda |
| C. Documento | CNPJ ou CPF do titular | 00.000.000/0001-00 |
| D. Tipo | e-CNPJ ou e-CPF | e-CNPJ |
| E. Modelo | A1 ou A3 | A1 |
| F. Certificadora | Quem emitiu | Nome da certificadora |
| G. Vencimento | Data de validade do certificado | 15/03/2027 |
| H. Dias para vencer | Fórmula (veja abaixo) | 147 |
| I. Situação | Fórmula (veja abaixo) | Ok |
| J. Responsável | Quem cuida da renovação | Ana |
| K. Onde está guardado | Local do arquivo | Pasta X, criptografada |
| L. Quem pode usar | Pessoas autorizadas | Ana, Bruno |
Nunca crie uma coluna com a senha do certificado. Quem tem a planilha e uma cópia do arquivo tem o certificado inteiro. Veja como guardar a senha do certificado.
As fórmulas para acompanhar o vencimento
Nas linhas abaixo, o exemplo está na linha 2. Funciona no Excel e no Google Planilhas em português.
- Dias para vencer (coluna H):
=G2-HOJE() - Situação (coluna I):
=SE(H2<0;"Vencido";SE(H2<=15;"Urgente";SE(H2<=30;"Renovar";"Ok")))
Depois, aplique uma formatação condicional na coluna I: vermelho para “Vencido” e “Urgente”, amarelo para “Renovar”. Ordene a planilha pela coluna H, do menor para o maior, e os próximos vencimentos ficam sempre no topo.
Para achar a data de vencimento, abra o certificado no Windows (dois cliques no arquivo ou pelo certmgr.msc) e veja o campo “Válido até”. Veja também quanto tempo vale cada tipo de certificado.
Como usar a planilha no dia a dia
- Faça o inventário completo uma vez. Procure certificados em computadores, pendrives, e-mails e pastas de rede, e registre todos. Veja quantos certificados o seu escritório controla de verdade.
- Defina um dono para a planilha. Uma pessoa atualiza; as outras só consultam.
- Revise toda segunda-feira os certificados com situação “Renovar” ou “Urgente” e avise os clientes.
- Atualize na hora sempre que um certificado for renovado, revogado ou entrar um cliente novo.
- Restrinja o acesso à planilha. Ela mostra onde estão os certificados de todos os clientes.
Com dezenas de clientes, a rotina de renovação fica mais detalhada. Veja como monitorar o vencimento de dezenas de certificados.
Onde a planilha falha
A planilha registra o que alguém digitou. Ela não vê o que acontece com o certificado de verdade. Por isso, há seis coisas que ela não consegue fazer:
- Dizer quem usou o certificado. A coluna “Quem pode usar” mostra quem deveria usar, não quem usou. Veja o que um registro de uso precisa ter.
- Impedir cópias do arquivo. A coluna “Onde está guardado” não impede que o .pfx seja copiado para outro lugar.
- Retirar o acesso de quem saiu. Apagar o nome da pessoa na planilha não apaga as cópias que ela fez.
- Limitar onde o certificado é usado. Quem tem o arquivo e a senha usa o certificado em qualquer site ou programa.
- Avisar sozinha. Se ninguém abrir a planilha, o alerta não acontece.
- Servir de prova. Numa auditoria ou numa cobrança do cliente, uma planilha editável não comprova quem acessou o quê.
Quando trocar a planilha por um sistema
A planilha deixa de bastar quando o escritório não consegue responder, em poucos minutos, quem usou o certificado de um cliente nesta semana. Isso costuma acontecer quando a carteira passa de algumas dezenas de certificados ou quando mais de uma pessoa usa o mesmo certificado. Nesse ponto, um sistema de gestão guarda os certificados num só lugar, libera o uso por pessoa, registra cada acesso e avisa o vencimento sozinho. Veja o que avaliar antes de escolher um sistema e como funciona o monitoramento de certificados digitais.
Perguntas frequentes
Posso guardar a senha do certificado na planilha?
Não. A planilha costuma ser compartilhada e copiada, e a senha junto com uma cópia do arquivo .pfx permite usar o certificado em qualquer lugar. Guarde a senha separada do arquivo, com acesso restrito, ou use um sistema em que a equipe usa o certificado sem saber a senha.
Excel ou Google Planilhas?
Os dois funcionam com as mesmas fórmulas. O Google Planilhas facilita o acesso de várias pessoas; nesse caso, compartilhe só com quem precisa e deixe a edição com uma pessoa.
Com quantos dias de antecedência devo renovar?
Comece o processo 30 dias antes do vencimento. Isso dá tempo para o cliente fazer a validação na certificadora e para trocar o certificado novo nos sistemas. Veja como antecipar a renovação do A1.
A planilha atende à LGPD?
Ela ajuda a manter o inventário, que é um primeiro passo. Mas a LGPD pede medidas de segurança e a capacidade de demonstrá-las, e a planilha não mostra quem usou cada certificado. Veja a página de LGPD e auditoria de certificados digitais.
Teste o CertiSeguro por 7 dias e veja os vencimentos de todos os certificados, com alertas de 30 e 15 dias e o registro de cada uso.