O melhor app de gestão de certificado digital é o que resolve os três problemas que planilha e pasta compartilhada não resolvem: saber quem usou cada certificado, impedir o uso por quem não deveria e avisar antes do vencimento. Antes de contratar, avalie sete critérios e faça ao fornecedor as perguntas da lista abaixo. Se quiser ver como um sistema desses funciona na prática, veja o gerenciador de certificados digitais do CertiSeguro.
Quando vale a pena usar um software de gestão
Vale a pena quando o escritório não consegue responder, em poucos minutos, a três perguntas: quantos certificados guarda, quem tem acesso a cada um e quais vencem neste mês. Isso costuma acontecer quando os certificados estão espalhados em computadores, pendrives e pastas de rede, ou quando mais de uma pessoa usa o mesmo certificado. Veja quantos certificados o seu escritório controla de verdade.
Abaixo disso, com poucos certificados e uma pessoa só usando, uma planilha de vencimentos e um lugar seguro para guardar os arquivos podem bastar.
Os 7 critérios para avaliar
- Registro de cada uso. O sistema precisa mostrar quem usou cada certificado, em que dia, a que horas e em qual site, inclusive os administradores. Sem isso, não há como responder ao cliente nem a uma auditoria. Veja o que um registro de uso precisa ter.
- Uso sem entregar o arquivo nem a senha. A equipe deve conseguir usar o certificado sem receber o .pfx. Se o sistema só guarda o arquivo para cada um baixar, o problema das cópias continua.
- Permissão por pessoa, por certificado e por site. Cada colaborador vê só os certificados que precisa, nos portais que precisa. O ideal é poder bloquear áreas sensíveis, como a Caixa Postal do e-CAC.
- Retirada de acesso imediata. Quando alguém sai, um clique deve cortar o acesso a todos os certificados.
- Alertas de vencimento. Avisos com antecedência, de 30 e 15 dias, para dar tempo de renovar sem parar a operação.
- Recebimento seguro do certificado do cliente. Um link para o cliente enviar o certificado, em vez de e-mail ou WhatsApp.
- Implantação e teste. Quanto tempo leva para colocar no ar, quem ajuda na implantação e se existe período de teste antes de contratar.
Perguntas para fazer ao fornecedor antes de contratar
- O sistema registra quem usou cada certificado, quando e em qual site? Os administradores também ficam registrados?
- Dá para liberar o certificado só para alguns portais ou bloquear uma área, como a Caixa Postal do e-CAC?
- A equipe usa o certificado sem ver o arquivo e a senha?
- Cada colaborador tem login próprio, com autenticação em dois fatores?
- Como o certificado do cliente chega ao escritório?
- O que acontece com os acessos quando um colaborador sai?
- Com quais tipos de certificado funciona: A1, A3 ou os dois?
- Os certificados ficam na nuvem ou podem ficar num servidor do escritório?
- O contrato tem cláusulas de proteção de dados (LGPD)?
- Quanto tempo leva a implantação e existe teste gratuito?
Planilha e pasta compartilhada × software de gestão
| Ponto | Planilha e pasta compartilhada | Software de gestão |
|---|---|---|
| Quem usou o certificado | Não há registro | Registro de cada uso, com usuário, data, hora e site |
| Quem pode usar | Quem tem o arquivo e a senha | Permissão por pessoa, por certificado e por site |
| Cópias do arquivo | Em vários computadores e mensagens | Um lugar só, criptografado |
| Saída de um colaborador | Trocar senhas e torcer para não haver cópias | Acesso retirado na hora |
| Vencimentos | Lembrete manual na planilha | Alertas automáticos |
| Prova para o cliente ou auditoria | Difícil de reunir | Relatório exportável |
Para organizar a carteira antes de escolher um sistema, veja como gerenciar certificados digitais quando o escritório cresce.
Quem oferece gestão de certificados no Brasil
Há dois tipos de fornecedor. As certificadoras emitem e renovam o certificado, e algumas avisam sobre o vencimento, mas em geral não controlam como ele é usado dentro do escritório. Os sistemas de gestão cuidam dessa parte: guardam os certificados, definem quem pode usar cada um e registram cada acesso.
O CertiSeguro é um desses sistemas. Ele trabalha só com certificados A1, de qualquer certificadora, funciona em computadores Windows, com os certificados na nuvem ou em instalação local, e tem implantação assistida em até 1 hora. Os recursos estão em funcionalidades e o preço é calculado conforme a quantidade de certificados, como explicado em quanto custa o CertiSeguro.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre app e software de certificado digital?
Na gestão de certificados, os dois termos indicam o mesmo tipo de ferramenta: um sistema que guarda os certificados num só lugar, controla quem pode usar cada um e avisa sobre vencimentos. Muda só a forma de acesso, pelo navegador ou por um programa instalado.
Planilha de controle de certificados resolve?
Resolve o controle de vencimentos quando são poucos certificados. Não resolve quem usou cada um, não impede cópias do arquivo e não retira o acesso de quem saiu.
Software de gestão funciona com certificado A3?
Depende do fornecedor. Como o A3 fica num token, num cartão ou na nuvem da certificadora, o controle de uso é mais limitado. O CertiSeguro, por exemplo, trabalha só com A1. Veja os benefícios e problemas do certificado A1.
Como testar antes de contratar?
Peça um período de teste com os certificados reais do escritório e confira, nesse período, os 7 critérios deste artigo. No CertiSeguro, o teste grátis dura 7 dias, com o sistema completo, depois de uma apresentação com o time comercial.