A forma mais segura de a contabilidade externa usar o certificado digital da empresa é receber um acesso individual e com prazo, sem receber o arquivo e a senha. Para os serviços da Receita Federal, outra opção é a procuração eletrônica no e-CAC.
Enviar o arquivo .pfx e a senha por e-mail ou WhatsApp ainda é o caminho mais comum. O problema é que, a partir daí, a empresa não sabe mais quantas cópias existem, quem as usa nem até quando. Com um gerenciador de certificados digitais, a empresa libera o uso para a contabilidade sem entregar o arquivo, com prazo para acabar e registro de cada acesso. Veja também como dar acesso temporário ao certificado para um parceiro.
O que acontece quando a empresa envia o arquivo e a senha
- O arquivo se multiplica. Fica na caixa de e-mail de quem enviou, de quem recebeu e, muitas vezes, em computadores de várias pessoas do escritório.
- Ninguém sabe quem usou. Os portais do governo mostram que o certificado da empresa foi usado, não qual pessoa estava no computador.
- O acesso não termina. Se a empresa troca de contabilidade, as cópias continuam com o escritório anterior até o certificado vencer ou ser revogado.
- A responsabilidade continua sendo da empresa. Documentos assinados com certificado ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação ao titular (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 1º).
As 3 formas de dar acesso, comparadas
| Forma | Onde vale | A empresa sabe quem usou? | Como retirar o acesso | Risco |
|---|---|---|---|---|
| Enviar o arquivo e a senha | Em qualquer sistema | Não | Revogando o certificado | Alto |
| Procuração eletrônica no e-CAC | Serviços da Receita Federal incluídos na procuração | O escritório usa o próprio certificado, então fica claro que foi ele | Cancelando a procuração no e-CAC | Baixo, mas só cobre a Receita |
| Acesso controlado num sistema de gestão | Nos portais liberados pela empresa | Sim, cada uso fica registrado | Retirando o acesso ou deixando o prazo expirar | Baixo |
Quando a procuração eletrônica resolve
Se a contabilidade só precisa dos serviços da Receita Federal no e-CAC, a procuração eletrônica é o caminho mais simples: o escritório usa o próprio certificado, e a empresa escolhe quais serviços libera e por quanto tempo. Veja o passo a passo da procuração eletrônica no e-CAC.
A procuração não resolve tudo: a emissão de notas fiscais, portais estaduais e municipais e vários outros sistemas continuam exigindo o certificado da própria empresa. Se a empresa tem filiais, veja também como organizar o certificado da matriz e das filiais.
Quando é preciso usar o certificado da empresa
Nesses casos, a empresa pode liberar o uso do certificado sem entregar o arquivo. Num sistema de gestão de certificados como o CertiSeguro:
- O certificado fica guardado num só lugar, sob controle da empresa.
- Cada pessoa da contabilidade recebe um acesso próprio, só aos portais necessários.
- O acesso tem prazo. Quando termina, expira, e para usar de novo é preciso nova autorização.
- Cada uso fica registrado com usuário, data, hora e site acessado.
Veja como funciona a gestão de certificados digitais para empresas.
Checklist para a empresa
- Listar quais serviços a contabilidade realmente precisa acessar.
- Usar procuração eletrônica para tudo o que for da Receita Federal e estiver coberto por ela.
- Para o resto, liberar acesso controlado, com prazo, em vez de enviar o arquivo.
- Incluir no contrato com a contabilidade as obrigações de segurança.
- Ao trocar de contabilidade, cancelar procurações e acessos no mesmo dia.
- Se o arquivo já foi enviado no passado, avaliar a revogação do certificado e a emissão de um novo.
Para transformar essas regras em norma interna, use o modelo de política de uso de certificados digitais.
Perguntas frequentes
Posso passar meu certificado digital para terceiros?
Pode, mas tudo o que for feito com ele será atribuído à empresa. Prefira a procuração eletrônica ou o acesso controlado, que não entregam o arquivo. Veja também se é seguro compartilhar o certificado digital.
Como enviar o certificado A1 para o contador com segurança, se não houver alternativa?
Nunca envie o arquivo e a senha juntos. Use um canal com link seguro e prazo de validade para o arquivo, passe a senha por outro canal e combine com o escritório onde o certificado ficará guardado.
A contabilidade precisa do certificado da empresa para tudo?
Não. Muitos serviços da Receita Federal podem ser feitos com procuração eletrônica, usando o certificado do próprio escritório.
Troquei de contabilidade. O que fazer com o certificado?
Cancele as procurações e os acessos do escritório anterior. Se ele recebeu o arquivo e a senha, a forma de garantir que as cópias não serão mais usadas é revogar o certificado e emitir outro.
Como saber se o escritório de contabilidade protege bem o certificado?
Pergunte onde o certificado fica guardado, quem tem acesso e se cada uso é registrado. Veja o que perguntar ao escritório.