Para dar acesso temporário ao certificado digital a um parceiro, como um contador externo, um correspondente jurídico ou um auditor, não entregue o arquivo nem a senha. Arquivo entregue não tem data para acabar. O caminho seguro é liberar o uso por um prazo definido, só nos sites de que o parceiro precisa, com registro de cada acesso e retirada automática no fim. Para os serviços da Receita Federal, a procuração eletrônica no e-CAC também resolve. Os dois caminhos estão explicados abaixo, junto com o compartilhamento seguro de certificados.
Quando o acesso temporário é necessário
- Contabilidade externa ou de transição: um escritório novo assume a carteira e precisa de acesso enquanto as procurações são cadastradas.
- Correspondente jurídico: um advogado de outra cidade protocola uma peça com o certificado do escritório.
- Auditoria ou consultoria: alguém de fora precisa consultar portais do governo por algumas semanas.
- Cobertura de férias ou afastamento: outra pessoa assume as tarefas de quem saiu por um período.
- Projeto pontual: uma regularização fiscal, uma migração de sistema ou um levantamento de débitos.
Os dois caminhos seguros
| Caminho | Quando usar | Limite |
|---|---|---|
| Procuração eletrônica no e-CAC | O parceiro só precisa de serviços da Receita Federal e tem o próprio certificado | Não vale para todos os sistemas, como a emissão de notas e vários portais estaduais e municipais |
| Acesso temporário controlado | O parceiro precisa usar o certificado da empresa em vários sites, ou não tem certificado próprio | Exige um sistema que libere o uso sem entregar o arquivo |
Na procuração eletrônica, quem outorga escolhe os serviços e a data de validade, e pode cancelar a qualquer momento. Veja como cadastrar a procuração eletrônica no e-CAC.
Como liberar o acesso temporário, passo a passo
- Defina o que o parceiro precisa. Quais certificados, em quais sites e para qual tarefa. Quanto mais específico, menor o risco.
- Defina o prazo. Uma data de início e uma de fim, ligadas à tarefa. Se o trabalho atrasar, prorrogue; não deixe o acesso aberto “por garantia”.
- Crie um login próprio para o parceiro. Nada de usar o login de alguém da equipe. Só assim o registro mostra quem fez cada acesso.
- Libere sem entregar o arquivo nem a senha. O parceiro usa o certificado, mas não leva uma cópia.
- Restrinja os sites e, se possível, os horários. Bloqueie áreas que ele não precisa ver, como a Caixa Postal do e-CAC.
- Acompanhe o registro de uso durante o período. Veja o que um registro de uso precisa ter.
- Confirme a retirada no fim. O acesso deve acabar sozinho na data marcada. Confira se acabou e guarde o relatório do período.
Combine essas regras por escrito. Uma política de uso de certificados pode ter uma seção só para terceiros.
O que não fazer
- Mandar o .pfx e a senha por e-mail ou WhatsApp. O parceiro fica com uma cópia que funciona até o certificado vencer. Veja se é possível passar o certificado para terceiros.
- Instalar o certificado no computador do parceiro. Depois de instalado, não há como saber se foi removido.
- Passar a senha do gov.br. Ela abre todos os serviços do titular. Veja por que não passar a senha do gov.br para o contador.
- Esquecer de retirar o acesso. Acesso sem prazo vira acesso permanente.
Como funciona no CertiSeguro
No CertiSeguro, o escritório cria um usuário para o parceiro, libera só os certificados e os sites necessários e define até quando o acesso vale. No fim do prazo, o acesso é retirado sozinho. O parceiro não recebe o arquivo nem a senha, e cada uso fica registrado com usuário, data, hora e site. Veja os detalhes no controle de acesso aos certificados.
Perguntas frequentes
Posso dar acesso ao certificado da empresa para a contabilidade externa?
Pode, desde que de forma controlada: com procuração eletrônica para os serviços da Receita ou com acesso individual e com prazo nos demais sistemas. Veja como dar acesso ao certificado para a contabilidade.
Como tiro o acesso de um parceiro antes do prazo?
Na procuração eletrônica, cancele a procuração no e-CAC. No acesso controlado, retire a permissão no sistema; como o arquivo nunca foi entregue, o acesso acaba na hora.
Se eu já mandei o arquivo para o parceiro, o que faço?
Peça que ele apague todas as cópias e confirme por escrito. Se houver dúvida sobre onde o arquivo foi parar, a única forma segura de encerrar o acesso é revogar o certificado e emitir outro. Veja como revogar um certificado digital.
O acesso temporário fica registrado?
Deve ficar. Sem o registro de quem usou o certificado e quando, não há como mostrar ao cliente o que o parceiro fez durante o período.
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